Mødeledelse – hvordan løser du de 5 vigtigste opgaver?

– Tag roret allerede før mødets start og slip det ikke før I er i havn.

Du kender det måske selv fra en række møder. Folk engagerer sig ikke, eller kommer slentrende til møder. Men hvad med dig selv – gad du selv komme, hvis du ikke fik løn for at møde op? Svaret er god mødeledelse.

Tid er en mangelvare på de fleste arbejdspladser, og man kan derfor undres over at gode møder og solid mødeledelse ikke er topprioritet hos alle.

Mange organisationer har faste møder hver måned. Hvis I fx holder 3 timers møde 10 gange om året og I er 25 medarbejdere, så bruger I tilsammen 750 timer på møder. Det er mange ressourcer, som ikke udnyttes ordentligt, og værre endnu kan dårlige møder tære på både motivationen, arbejdsglæden, samarbejdsevnen og dermed effektiviteten på arbejdspladsen.

Så ingen tvivl om at mødeledelse er vigtig, selvom mange sikkert tænker: ”Helt ærligt – hvor svært kan det egentligt være…?”

Hvorfor er mødeledelse ikke bare lige at gå til?

Mange mødeledere har sikkert erfaret, at selvom de oplever at have gjort alting grundigt og ordentligt i deres mødeledelse, er deltagerne paradoksalt nok ikke videre begejstrede. En del af forklaringen ligger i at god mødeledelse er en yderst kompleks opgave, som kræver både nærvær og overblik på én og samme tid.

Mødelederen skal både være opmærksom på, hvad de enkelte deltagere byder ind med, om det hører til det aktuelle tema, og hvad der evt. er behov for at få uddybet.

Samtidig skal mødelederen også bevare overblikket i forhold til spørgsmål som; hvor længe kan der fortsat komme nye vinkler på temaet, er det tid til at afrunde – og hvordan gøres det, hvor langt er mødet nået ift. Tidsplanen, er der evt. behov for justering af mødets dagsorden osv.

Endelig skal mødelederen ikke bare opdage, når mødet kører ud på et sidespor (det er ofte tydeligt for de fleste), men hun skal også formå at gøre noget ved det, på en tydelig men samtidig respektfuld måde.


Mødeledelse

Hvad er de vigtigste opgaver, når det gælder mødeledelse?

Der er en håndfuld vigtige retningslinjer at følge, når god mødeledelse er målet:

  1. Sikre at mødets formål, indhold og form meldes ud før mødet
  2. Åbne, ordne og lukke mødets enkelte punkter under mødet
  3. Holde mødet og mødedeltagerne på sporet og holde tiden under mødet
  4. Inddrage alle deltagerne, så de er i spil og aktive under mødet
  5. Sikre at næste skridt ift. hvert punkt besluttes på mødet inden der fortsættes til næste tema

 

Din mødeledelse skal gerne skabe møder, som både er effektive og inspirerende for deltageren og værdifulde for organisationen. Hvis deltagerne oplever meningsfulde møder, der rykker for deres arbejdsplads, så vil de også se frem til kommende møder.


Hvordan løser du de 5 vigtigste opgaver ved mødeledelse?

Én ting er at kende en række retningslinjer – noget andet at føre dem ud i praksis. Her får du en række tips til at udføre god mødeledelse i praksis.

1. Sikre at mødets formål, indhold og form meldes ud før mødet

Formålet med mødet skal naturligvis være relevant for alle deltagerne og indholdet ligeså, så giv deltagerne mulighed for at byde ind med indhold, da de ofte selv ved, hvad de har behov for at ændre eller drøfte.

En klassisk mødeagenda indeholder kun en række overskrifter, hvilket gør det særdeles vanskeligt for deltagerne at forberede sig ordentligt. Hvis det både fremgår hvilke punkter mødet skal omhandle, og hvordan de enkelte punkter skal behandles, bliver det langt nemmere at forberede sig til mødet for alle parter.

I forberedelsen af din mødeledelse, skal du derfor overveje om et punkt kalder på fx drøftelse, evaluering eller om et punkt handler om at kvalificere en ide, generere løsninger og nye idéer eller måske at træffe en beslutning.

For at kunne vælge den perfekte form til det enkelte punkt, skal du dels kende formålet med at have det på dagsordenen, og dels kende mødedeltagernes forudsætninger i forhold til viden og erfaring om temaet. Når du har det på plads, vælger du en form, som passer til hvert punkt på dagsordenen – og helst en form, som gør deltagerne aktive.

2. Åbne, ordne og lukke de punkter som er på mødets dagsorden på mødet

Ethvert punkt indeholder de tre processer åbne, ordne og lukke.

Når et nyt punkt åbnes, er det vigtigt at tydeliggøre for alle, hvad temaet omhandler og hvorfor det er på agendaen. Et godt råd er at få alle til at koble sig til temaet – ved fx i tavshed at bede deltagerne: Overvej, hvad I ved og er nysgerrige på om dette tema – notér evt. et par stikord på en lap.

Under ordnefasen er det ofte en god idé at have noget på skrift på enten på en flip over eller tavle, så det er synligt for alle. Det er desuden godt at have valgt nogle kriterier på forhånd, som fx fordele, ulemper, muligheder og trusler, som indholdet kan sorteres i. Du kan også få deltagerne til at sortere informationerne ved at de skrives ned på små sedler, som gruppen så selv skal sortere i kategorier.

Ved afslutningen af et punkt er det vigtigt at det er klart og tydeligt for alle, hvad næste skridt omkring punktet er, og at skiftet til næste punkt på agendaen sker nu. Få gerne andre til at konkludere, så det bliver deres ord – din opgave er ikke at lave konklusionen, men at sørge for at der kommer en. (Se mere om at afslutte et punkt under overskrift 5.)

3. Holde mødet og mødedeltagerne på sporet og holde tiden under mødet

Én af de vanskeligste opgaver under mødeledelse, er at styre indhold og tid, så det ikke løber løbsk. Der er dog en del tricks du kan trække på. Et af de stærkeste kort, er at være gennemsigtig, dvs. sige højt, hvad du tænker.

Hvis du hører en deltager bringe et helt andet tema på banen, så sig det højt og tjek evt. lige om der er andre som finder temaet relevant. Og afgør så sammen, hvornår I vil tage fat på det tema, så I taler om det samme. Hæng gerne en overskrift hvor der står ”p-plads” op på forhånd, hvorpå du kan skrive temaer, som dukker op undervejs, men som I sammen beslutter at parkere til et andet møde.

Lav gerne en lille drejebog til dig selv, hvor der er sat tid på de enkelte punkter, så du hele tiden let kan holde øje med om I er indenfor tidsrammen. Skulle tiden så løbe ud over den tid du har angivet i din drejebog, så sig det højt og tilføj evt.: ”Jeg tænker, at det er vigtigt at vi lige tager 5 min. mere ift. dette tema…”, hvis det er tilfældet. På denne måde får du gjort alle medansvarlige ift. at stramme op – og at der er mindre tid til de næste punkter.

Et 3. tips, er at sige det højt, når du ikke hører nye argumenter eller perspektiver længere. Det gør det lettere hvis I har konsensus om at alle ikke behøver at kommentere hvert punkt, og at det er bidragenes aktualitet og nyhedsværdi, fremfor deltagernes lyst til at tale som afgør om det er relevant.

4. Inddrage alle deltagerne, så de er i spil eller aktive under mødet

En klassisk udfordring, er at der er et stort behov for information fra ledelsen til mødedeltagerne, men denne information kan ofte sendes ud på forhånd eller formidles på anden måde.

Et møde som primært er envejs tale fra en leder, giver ikke plads til at inddrage deltagerne. Lederen skal i stedet tage sig tid til at sortere i informationen. Er der fx noget af denne information, hvor temaerne skal drøftes, kommenteres på, eller tages beslutninger?

Planlagte åbne spørgsmål til deltagerne er en motorvej til inddragelse af deltagerne og at få dem alle gjort aktive under et møde.

Hvis spørgsmålene yderligere krydres med forskellige arbejdsformer som opgaver eller drøftelser parvis, i trioer eller mere, gerne understøttet af opgaveark eller konkrete spørgsmål og overskrifter, så har det ofte en særdeles positiv effekt på engagement og energi hos mødedeltagerne.

Tænk også på om det er muligt at arbejde stående, gående eller på en lidt anden måde end den traditionelle, –  det øger også energien og kreativiteten hos mødedeltagerne.

5. Sikre opfølgning af mødet i form af fx beslutninger eller, hvad næste skridt er ift. et punkt

Afslutningen på ethvert punkt på agendaen er vigtig. Sørg derfor for at I beslutter, hvad der skal ske efter mødet med dette punkt. Hvis der ikke skal ske noget, så skal det også siges højt og være tydeligt for alle, også begrundelsen for den manglende opfølgning.

Når du med din mødeledelse styrer en beslutningsproces, er det fundamentalt at du sørger for at I bliver i beslutningsmode, når I er ved at lukke et punkt. Det er ikke muligt at drøfte nye emner og vinkler, samtidig med at I skal konkludere og beslutte, og hvis det sker går der rod i kommunikationen, og mødet bliver uklart og forvirrende.

Skulle nogle derfor begynde at drøfte temaet igen, så vælg enten at italesætte, at nu er deltagerne gået i drøftemode. Spørg fx om, det er nødvendigt at fortsætte drøftelsen af temaet på næste møder, eller om I kan fortsætte med at beslutte, hvad der skal ske.

Når I træffer en beslutning, så sørg for at det er tydeligt, hvem der har teten, hvad der skal gøres og hvornår der er deadline. Det kan være en fordel at dele en handleplan op i en række mindre skridt, for at gøre det mere overskueligt eller uddelegere det til en gruppe at gøre det.

At I får besluttet, hvad der skal ske efter hvert punkt skaber en følelse af meningsfuldhed og værdi for organisationen – og som en sidegevinst får alle deltagerne oplevelsen af at mødet var vigtigt at bruge tid på. Hvad mere kan du ønske dig af din mødeledelse?

KONTAKT OS – RING 42 15 15 15

Tove Nedergaard, Områdechef, SBU Specialområde Børn & Unge, Region Midt

”En 4½ times workshop ”Effektiv mødeledelse” for vores gruppe af afdelingsledere afholdt af Potentialehuset gav os noget rigtig godt – og vi tog mange ting til os. Det var ikke de store radikale ændringer, men små tips og enkle værktøjer, som var hurtige at sætte i værk. Vi tænker nu mere i at bruge værktøjer i planlægningen af vore personalemøder.”

Hvis du ønsker yderligere tips til mødeledelse, så klik her