Mødefacilitering

Mødefacilitering skaber dialog | Bedre møder | Fair Proces | Mødeledelse | Fælles ansvar | Proceskort

Mødefacilitering skaber dobbelt så meningsfulde dialoger OG bedre resultater.

Men hvordan faciliterer I møderne så det sker? Det får I 6 gode tips til her – læs længere nede i artiklen for at få punkterne uddybet.

6 tips til bedre møder ved hjælp af mødefacilitering:

  1. Sæt en dagsorden som inviterer til meningsfulde og værdiskabende møder
  2. Sørg for at åbne, ordne og lukke de punkter som I har på dagsordenen
  3. Husk formålet – og hold retningen
  4. Facilitér anerkendende og relevante dialoger hvor alle deltager
  5. Hold overblikket men bevar nærværet
  6. Lav en handleplan som forpligter uden at overvælde

 

Hvorfor bruge tid og energi på at lære mødefacilitering?

Det kan se ud som der er en hel del på to do listen, når det gælder mødefacilitering, men der er mange RIGTIG gode grunde til at I skal bruge tid på at få det lært.

Mødefacilitering er helt afgørende for alles udbytte af jeres dyrebare mødetid. Møder som overlades til tilfældighedens dialog, har ofte lav relevans, manglende fælles fokus, og drøftelser der løber ud i sandet.

God mødefacilitering gør at tiden bruges til relevant dialog, opsamling og konklusioner samt vigtige beslutninger og handleplaner. God mødefacilitering gør jer klogere sammen, og øger kvaliteten af de beslutninger i træffer sammen. God mødefacilitering skaber energi og motivation for at holde møder.

Altså mange gode grunde til at få den nødvendige hjælp til at få det lært – så I en gang for alle kan skabe handling, forandring og fremdrift på jeres møder.

Hvad kræver god mødefacilitering?

God mødefacilitering kræver fokus på formål og ønsket udbytte både for mødet som helhed, og for hvert enkelt punkt på dagsordenen. Det forudsætter at jeres møder styres af dagsordenens indhold og målet med dem, samt af de input som mødedeltagerne bidrager med.

Noget som virkelig gør en forskel er at skabe brobyggende dialoger og rum til refleksion, og det kan trænes og læres.

Sådan bruger I de 6 tips til mødefacilitering i praksis:

1. Mødefacilitering: Sæt en dagsorden som inviterer til meningsfulde og værdiskabende møder

Sørg for at jeres dagsorden til mødet er tydelig, både hvad angår formålet og det ønskede udbytte af mødet i sin helhed, og hvad formålet er med de enkelte punkter. Skriv gerne konkrete centrale spørgsmål ind i dagsordenen, som er vigtige at drøfte.

Det inviterer alle som deltager til at overveje deres synspunkter før mødet og hjælper dem til at indgå aktivt på selve mødet. Hvis I ovenikøbet skitserer, hvordan I skal arbejde med de enkelte punkter, fx en refleksions gåtur i tre personers grupper eller en konkret handleplan, bliver det endnu tydeligere for jer alle.

2. Mødefacilitering: Sørg for åbne, ordne og lukke de punkter som I har på dagsordenen

Ethvert punkt på et møde skal sættes i gang eller åbnes. Dette kan fx ske via et kort indlæg, et åbent spørgsmål eller en relevant case. Godt begyndt er halvt fuldendt siger et gammelt ordsprog, og hvis I får rammesat og åbnet dialogen op under hvert punkt får I fælles fokus og en god start på drøftelserne.

De mange holdninger, ideer og bidrag skal I også have sorteret og ordnet, hvad enten I har idéudvikling, feedback eller erfaringsudveksling på dagsordenen. Brug gerne enkle kategorier på tavle, flip over eller som grafiske skabeloner, fx for/imod (et forslag eller en ide), fortid/fremtid, mere af/mindre af, eller søg  inspiration i en bog som Anerkendende procesøvelser. For at finde eksempler på processer som er gode til at ordne. Tænk gerne i variation og hvad der skaber energi på mødet.

Endelig skal alle punkter også lukkes, hvad enten det er i form af evaluering, beslutninger eller en decideret handleplan med 1., 2. og 3. skridt. Bliver et punkt ikke lukket sker der ofte det at flere mødedeltagere fortsætter med at drøfte punktet eller at nogle sidder tilbage og tænker: ”Hmmmh, hvad skal der så ske…?” I begge tilfælde forstyrrer det ethvert mødes fælles fokus, og forhindrer jer i at skabe resultater af alle jeres gode drøftelser.

3. Mødefacilitering: Husk formålet – og hold retningen

På de aktive og engagerede møder vil der komme mange forskellige perspektiver og meninger på banen på samme tid. Derfor bliver det særligt vigtigt at I fastholder formålet med netop det punkt, som I arbejder med og bliver indenfor samme tema.

Giv hinanden og mødelederen mandat til at sige fx: ”Hjælp mig lige til at forstå, hvad det du nævner her, har at gøre med…?”. På den måde hjælper I hinanden med at fokusere på det tema I har besluttet at drøfte, på en måde som er respektfuld overfor det engagement den enkelte bidragyder har.

Hvis temaet viser sig at være et sidespor, – men et vigtigt et af slagsen, så skriv det gerne ned og parkér det til senere eller et andet møde. En enkel måde at fastholde retningen på er at bruge afgrænsede og præcise spørgsmål at arbejde ud fra, som ligger i forlængelse af formålet med temaet – og gerne synliggøre jeres spørgsmål eller fokus på tavle, flip eller ark, så I alle bliver mindet om hvad I drøfter lige nu.

4. Mødefacilitering: Facilitér anerkendende og relevante dialoger hvor alle deltager

I kan med fordel tjekke med hinanden før mødets start, hvor relevant et tema er, og præcis hvad ved temaet som er vigtigt, så I har det at styre efter. Alternativt kan I afklare det i åbningen af et punkt fx ved at I vælger blandt 4 forskellige tilgange eller vinkler på et emne.

Hvis I skal undgå at gentage jer selv på møderne, eller argumentere højere og højere for jeres synspunkter, skal alle opleve deres synspunkter anerkendt, dvs. set, hørt og forstået. Vigtige veje til at opleve dette, er at få taleret uden at blive afbrudt og opleve at ens budskaber bliver lyttet til og forsøgt forstået.

I kan evt. skrive holdninger, ideer og budskaber ned så I kan forholde jer til de ting som kommer frem på mødet i fællesskab. Bed gerne afsenderen af et budskab til at uddybe indtil I andre har forstået meningen.

Det er også en god ide at have klare spilleregler på jeres møder, som fx: Lad andre tale færdig, søg at forstå først, forhold jer nysgerrig til hinandens holdninger, spørg ind til det I ikke forstår osv. Hvis I er et team som ofte holder møder, så kan en teamkontrakt være et vigtigt værktøj for jer.

5. Mødefacilitering: Hold overblikket men bevar nærværet

En vigtig opgave som typisk ligger hos mødelederen, er på én og samme tid at holde overblikket over en proces uden at miste nærværet i den dialog som er i gang lige nu.

Vælg en mødeleder som holder overblikket over tiden, relevansen af indlæg ift. formål og tema, om alle bliver hørt, som har input m.m. I kan også dele opgaven ud ved at bruge proceskort.

Husk at mødelederen er på dobbeltarbejde, fordi hun også skal være nærværende i dialogen ved at forstå og anerkende de enkeltes indlæg, mærke om energien er god på mødet, og desuden ofte selv har input og bidrag hun gerne vil have på banen. Gør det derfor til alles opgave at sikre fremdrift, god energi og brobyggende dialoger undervejs.

6. Mødefacilitering: Lav en handleplan som forpligter uden at overvælde

Har I et punkt på mødet, som kræver beslutning, men som kan være vanskeligt at overskue, så brug tid på at koge beslutningen ned i mindre handlepunkter, som hver især er konkrete.

Måske skal I beslutte mindre skridt, for at få ført en beslutning ud i livet, men er hvert skridt konkret, ansvaret uddelegeret og der er sat en deadline på, så er chancen for at komme i mål meget større. Hvis I desuden gør jer klart hvorfor beslutningen er vigtig at få handlet på, så øger det meningsfuldheden og dermed også forpligtelsen.

Vil I være helt sikre på at handleplanen føres ud i livet, så brug tid på at drøfte forhindringer og udfordringer og hvordan de skal løses.

Hjælp til selvhjælp – få lært at facilitere møder der virker eller søg flere tips til mødeledelse her.

KONTAKT OS – RING 42 15 15 15

Jonna Ranild, Pædagogisk leder, Vuggestuen Kastanie Allé, KBHs kommune

”Vi havde en fornemmelse af at vores møder kunne blive bedre, – både mere effektive men også mere i dybden. Fx oplevede vi ofte at tidspunktet skred, og at det var de samme, der udtalte sig.

Ved at have en konsulent fra Potentialehuset med på mødet, har vi fået en værktøjskasse til at afholde møder på forskellig vis alt efter emnets karakter. Vi er blevet klogere på, at det er vigtigt at kende formålet med et punkt, og hvad det skal føre til og er blevet klar over at det er alles ansvar, at et møde bliver godt.

Vi er blevet mere skarpe på at et møde kræver forberedelse, engagement, ønske om fælles retning, og bevidsthed omkring det løsningsfokuserede. Nu prøver vi at være tydelige i forhold til hvad vi skal med de enkelte punkter, og så er vi blevet mere realistiske i forhold til hvor mange punkter vi kan nå.”